Wir erhalten regelmäßig zahlreiche Anfragen zu einem im Human-Resources-Bereich sehr relevanten Thema – der Arbeitszeiterfassung. Vor diesem Hintergrund möchten wir in diesem Beitrag auf diese Fragen eingehen. Zum Beispiel, ob das neue Arbeitszeitrecht für alle Arbeitgebenden gilt (Spoiler: Ja!) und wie die Arbeitszeit in Ihrem Unternehmen erfasst werden muss.
Lesen Sie direkt in Teil 2 weiter, wenn Sie sich für elektronische Zeiterfassung und Regelungen zu Übergangsfristen interessieren.
Seit wann ist die Arbeitszeiterfassung verpflichtend?
Die Arbeitszeiterfassung ist spätestens seit 2022 verpflichtend.
Gibt es zu der Arbeitszeiterfassung eine gesetzliche Grundlage im Arbeitszeitgesetz?
Eine Regelung findet sich im Arbeitszeitgesetz. § 16 Absatz 2 des Arbeitszeitgesetzes verpflichtet die Arbeitgebenden zur Aufzeichnung der werktäglichen Arbeitszeit über acht Stunden sowie der gesamten Arbeitszeit an Sonn- und Feiertagen.
Die Aufbewahrungszeit für die Arbeitszeitdokumentation liegt bei zwei Jahren. Auf Verlangen sind die Arbeitszeitnachweise der Aufsichtsbehörde vorzulegen oder zur Einsicht zuzusenden.
Allerdings geht die Verpflichtung für die Arbeitgebenden inzwischen weiter als die konkrete Vorgabe im Arbeitszeitgesetz zur Dokumentation der Überstunden.
Das Bundesarbeitsgericht hat im Herbst 2022 festgestellt, dass in Deutschland Arbeitgebende verpflichtet sind, ein System einzuführen, mit dem die von den Arbeitnehmenden geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann. Das wird entnommen aus der gesetzlichen Regelung § 3 Absatz 2 Nr. 1 des Arbeitsschutzgesetzes. Danach müssen Arbeitgebende zur Sicherung des Gesundheitsschutzes für eine geeignete Organisation sorgen und die erforderlichen Mittel bereitstellen.
Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales hat im April 2023 einen lange erwarteten Referentenentwurf zur Neufassung des Arbeitszeitgesetzes
(ArbZG-E) vorgelegt. Enthalten sind auch konkrete Regelungen zur Arbeitszeiterfassung.
Was hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) in seiner Entscheidung vom
13. September 2022 (BAG - 1 ABR 22/21) beschlossen?
Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 verbindlich entschieden, dass auch in Deutschland die gesamte Arbeitszeit der Mitarbeitenden aufzuzeichnen ist und zwar ab sofort. Arbeitgebende sind seither nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem die von den Mitarbeitenden geleistete Arbeitszeit (Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit) erfasst werden kann. Dies ergebe sich aus der unionsrechtskonformen Auslegung des § 3 Absatz 2 Nummer 1 Arbeitsschutzgesetzes. Damit hat das Bundesarbeitsgericht verbindlich entschieden, dass das Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) vom 14. Mai 2019 (EuGH Rs. 55/18 CCOO) auch von den deutschen Arbeitgebenden zu beachten ist.
Die Pflicht zur Einführung eines Systems zur Arbeitszeiterfassung beschränkt sich nicht darauf, dass den Mitarbeitenden ein solches System zur freiwilligen Nutzung zur Verfügung gestellt wird. Vielmehr ist der Arbeitgebende verpflichtet, von dem System tatsächlich Gebrauch zu machen. Wir haben aus dem Gesetz entnommen, dass der Arbeitgebende zur Durchführung von Maßnahmen des Arbeitsschutzes für eine geeignete Organisation zu sorgen und die erforderlichen Mittel dafür bereitzustellen hat.
Was hat der Europäische Gerichtshof in seinem Urteil vom 14. Mai 2019 (EuGH Rs. 55/18 CCOO) entschieden?
Das Bundesarbeitsgericht stütze seine Entscheidung auf ein vorheriges Urteil des Europäischen Gerichtshof. Dieser hatte 2019 auf Vorlage eines spanischen Gerichts entschieden, dass Arbeitgebende ein „objektives, verlässliches und zugängliches System“ zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden vorhalten müssen. Nur mit einem solchen System kann überprüft werden, ob zulässige Arbeits- und Ruhezeiten eingehalten würden. Diese Anforderung wird auf europäischer Ebene aus der Arbeitszeitrichtlinie sowie der Arbeitsschutz-Rahmenrichtlinie entnommen. Die Richtlinie verpflichtet alle Mitglieder der Europäischen Union, die darin enthaltenen Vorgaben in nationales Recht umzusetzen. Aus diesem Grund besteht – stark vereinfacht gesprochen – die Verpflichtung zur Arbeitszeitaufzeichnung in allen Mitgliedstaaten.
Darf der Arbeitgebende mit der Arbeitszeiterfassung warten, bis das Arbeitszeitgesetz an die Rechtsprechung des BAG angepasst ist?
Nein. Beziehen Sie sich auf keinen Fall auf diese Argumentation zurück. Die Infrastruktur zur Kontrolle ist bereits heute vorhanden.
Das Bundesarbeitsgericht hat in seiner Entscheidung verbindlich festgestellt, dass auch in Deutschland die gesamte Arbeitszeit der Belegschaft aufzuzeichnen ist. Das ist nach dem Bundesarbeitsgericht schon geltendes Recht.
Reicht es noch aus, wenn die Arbeitgebenden die Arbeitszeit entsprechend den derzeitigen Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes aufzeichnen?
Nein. Diese Regelung genügt heute nicht mehr. Das Bundesarbeitsgericht hat festgestellt, dass es bereits heute dem geltenden Gesetz zu entnehmen ist, dass die gesamte Arbeitszeit aufgezeichnet werden muss.
Hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht, wenn der Arbeitgebende in Umsetzung seiner gesetzlichen Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung ein elektronisches Arbeitszeiterfassungssystem einführen will?
Ja, in diesem Fall hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht und zwar ein starkes, ein erzwingbares Mitbestimmungsrecht. Der Betriebsrat hat nach § 87 Absatz 1 Nummer 6 Betriebsverfassungsgesetz ein Mitbestimmungsrecht bei der Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung von Mitarbeitenden zu überwachen.
Darunter ist grundsätzlich auch die Einführung eines elektronischen Arbeitszeiterfassungssystems zu verstehen, soweit bei der inhaltlichen Ausgestaltung des Arbeitszeiterfassungssystems noch Regelungsspielraum besteht, d.h. dies nicht bereits durch gesetzliche oder tarifvertragliche Regelungen vorgegeben ist. Was sicherlich in der Regel der Fall sein wird.
Was genau müssen Unternehmen bei der Arbeitszeiterfassung dokumentieren?
Um die Einhaltung der Höchstarbeitszeit, die durchschnittliche Arbeitszeit, die Einhaltung der Pausen sowie der täglichen und wöchentlichen Ruhezeiten wirksam gewährleisten zu können, muss Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit jedes Mitarbeitenden aufgezeichnet werden.
Eine andere kreative Lösung sehen wir dazu nicht.
EMPFEHLUNG: Lage und Dauer der Pausen ebenfalls dokumentieren
Noch mehr HR-Wissen zum Thema Überstunden
Wie muss die Arbeitszeit erfasst werden?
Festlegungen zum Inhalt der Arbeitszeitdokumentation sind noch nicht getroffen worden. Formvorschriften bestehen derzeit noch nicht. Die Arbeitszeit kann auch handschriftlich mit Stift und Papier erfolgen.
Kann der Arbeitgebende die Erfassung auf die Belegschaft delegieren?
Wie bislang auch, können Arbeitgebende die Arbeitszeiterfassung delegieren. Allerdings bleibt die Verantwortung für die Einhaltung der öffentlich-rechtlichen Vorgaben des Arbeitsschutzes bei den Arbeitgebenden (Unternehmerpflichten).
Kann weiterhin eine Vertrauensarbeitszeit vereinbart werden?
Ja. Vertrauensarbeitszeit bezeichnet ein flexibles Arbeitszeitmodell, bei dem die Mitarbeitenden eigenverantwortlich über die Lage (also Beginn und Ende) der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit entscheiden können. Die Vorgaben zur täglichen Höchstarbeitszeit und zu Ruhezeiten sind auch bei Vertrauensarbeitszeit heute schon einzuhalten. Vertrauensarbeitszeit unter Beachtung dieser Vorgaben ist daher auch weiterhin möglich. Eine Dokumentation der Arbeitszeit steht einer solchen Vereinbarung nicht im Wege.
Was gilt hinsichtlich der Arbeitszeiterfassung für mobile Arbeit?
Das Arbeitszeitgesetz gilt für jeden Arbeitsplatz, unabhängig vom Arbeitsort, also auch für das Homeoffice bzw. mobiles Arbeiten. Das bedeutet, dass die Vorgaben zur täglichen Höchstarbeitszeit und zu Ruhezeiten bereits heute auch bei mobiler Arbeit eingehalten werden müssen.
Haben Sie das überall im Blick?
Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales plant einen neuen Rechtsrahmen für mobiles Arbeiten vorzulegen. Dazu ist allerdings noch nichts bekannt gegeben worden.
Wer kontrolliert die Arbeitszeiterfassung?
Vielen von Ihnen fällt sofort das Gewerbeaufsichtsamt ein, weil Sie vielleicht schon einmal eine Kontrolle im Unternehmen hatten oder mit einem Bescheid umgehen mussten. Das kann äußerst unangenehm sein.
Um das zu vermeiden, sind an erster Stelle die Unternehmen verantwortlich, dass die geltenden Gesetze eingehalten werden. Arbeitgebende sind verpflichtet, Ihren Betrieb entsprechend zu organisieren. Stichwort: Unternehmerpflichten.
Arbeitszeitgesetz und Arbeitsschutzgesetz sind Gesetze auf Bundesebene, die Überwachung der Bestimmungen dieser Gesetze liegt jedoch bei den einzelnen Ländern. Die Länder und die nach Landesrecht bestimmten Arbeitsschutzbehörden (z.B. die Gewerbeaufsichtsämter) sind für die Auslegung, Anwendung und Kontrolle der Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften zuständig. Die entsprechenden Ämter und im Streitfall Gerichte können eine verbindliche Entscheidung über einen Einzelfall treffen.
Bei Verstößen können Nachbesserungen verlangt und daneben auch Bußgelder verhängt werden, deren Höhe im Einzelfall der Schwere des jeweiligen Rechtsverstoßes angepasst wird.
Der HR-Wissen-Expertentipp
Kontrolle der Arbeitszeiterfassung
Nehmen Sie aktiv Kontakt zu Ihrer zuständigen Arbeitsschutzbehörde auf. Ein Anlass dafür könnte beispielsweise eine Umstellung der Arbeitszeitmodelle sein oder auch eine Analyse der tatsächlichen Arbeitszeit innerhalb von Bereitschaftszeiten. Die Kontaktaufnahme empfehlen wir umso mehr, wenn das Unternehmen bereits im Blick der Behörde ist.
Wird die Aufzeichnungspflicht zur Arbeitszeiterfassung gesetzlich geregelt?
Wir haben zu Beginn gefragt, ob es bereits eine gesetzliche Regelung gibt – konkret ist das nicht der Fall. Wir können allerdings davon ausgehen, dass es eine konkrete gesetzliche Regelung zur Arbeitszeiterfassung geben wird. Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales hat im April 2023 einen Vorschlag zur Ausgestaltung der Arbeitszeiterfassung im Arbeitszeitgesetz und im Jugendarbeitsschutzgesetz erstellt. Damit soll Rechtssicherheit zur Frage des „Wie“ der Aufzeichnungspflicht hergestellt werden. Der Gesetzentwurf befindet sich aktuell im Prozess. Aktuell erwartet das Bundesministerium Stellungnahme von verschiedenen Stellen und Institutionen bevor der Entwurf weiter regierungsintern beraten wird.
Berichten Sie gern von Ihren Regelungen – gibt es Besonderheiten? Senden Sie bitte eine E-Mail an:
hendrik.ernst@rldatix.com
Gesetzeskonforme Arbeitszeiterfassung
Das ZMS – Zeitwirtschaft Management System – ist die Softwarelösung für optimale Einsatzplanung und Arbeitszeitmodelle Ihrer Mitarbeitenden.