Im Minijob unterscheidet sich vieles nicht oder nur kaum von regulären Arbeitsverhältnissen. Allerdings gibt es einige besondere Regeln und Grenzen zu beachten. Einen besonderen Blick richten wir in diesem Video auf die
Arbeitszeitdokumentation im Minijob.
Auch wenn Ihre Arbeitnehmenden nur geringfügig beschäftigt sind, dürfen Sie als Arbeitgebende auf keinen Fall die Dokumentationspflicht vergessen. Sollten Sie die Arbeitszeiten nicht korrekt aufzeichnen und aufbewahren, drohen Ihnen bei einer Kontrolle hohe Bußgelder. Um das zu vermeiden, schauen wir uns die Anforderungen in diesem Video gemeinsam an.
Welche Aufzeichnungspflicht haben Arbeitgebende bei Minijobbenden?
Arbeitgebende sind verpflichtet, die tatsächlich geleistete Arbeitszeit von Minijobbenden zu dokumentieren. Als gewerblich Arbeitgebende müssen Sie für Minijobbende detaillierte Stundenaufzeichnungen nach § 17 Mindestlohngesetz (MiLoG) führen.
Mit dieser Verpflichtung soll die Prüfung zur Einhaltung des Mindestlohns durch die Hauptzollämter, Finanzkontrolle Schwarzarbeit sowie der Prüfdienste der Rentenversicherung sichergestellt werden.
Weil es so eine wichtige Rolle spielen kann, schauen wir gemeinsam in das Gesetz:
Im Sinne des § 17 des MiLoG sind Sie als Arbeitgebende verpflichtet:
- Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit,
- spätestens sieben Kalendertage nach dem Tag der Arbeitsleistung aufzuzeichnen.
-
Diese Aufzeichnungen müssen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden.
In unseren Videos zur Arbeitszeiterfassung haben wir schon besprochen, wie wichtig es sein kann auch Beginn und Ende der Pausen zu erfassen. Schauen Sie auch dort einmal rein.
Der HR-Wissen-Expertentipp
Aufbewahrung von Dokumentationen
Bewahren Sie die Dokumentation mindestens vier Jahre auf, da auch die Sozialversicherung einen Anspruch auf die Zeitnachweise hat und sogar vier Jahre rückwirkend prüfen kann.
Was gilt für mobil arbeitende Minijobbende?
Arbeiten Minijobbende ausschließlich in mobilen Tätigkeiten, entfällt entsprechend der Mindestlohnaufzeichnungsverordnung (MiLoAufzV) die Aufzeichnung der Beginn- und Endzeit. Lediglich die tägliche Arbeitszeit muss aufgezeichnet werden.
Mobile Tätigkeiten liegen dann vor, wenn Minijobbende nicht an einen Tätigkeitsort gebunden sind, keinen Vorgaben zur konkreten Arbeitszeit unterliegen und sich ihre tatsächliche Arbeitszeit eigenverantwortlich einteilen.
Diese winzig kleine Regelung der Mindestlohnaufzeichnungsverordnung verlinken wir Ihnen – wie üblich hier:
In welcher Form muss der Stundennachweis im Minijob erfolgen?
Wie Sie die Zeit aufzeichnen, ist Ihnen derzeit noch freigestellt. Arbeitgebende können Arbeitszeiten handschriftlich in vorbereiteten Tabellen, mittels Tabellenkalkulationslisten, Zeiterfassungssoftware oder Stechuhren erfasst werden. Wichtig ist, dass die Erfassung fortlaufend, zeitnah und manipulationssicher erfolgt.
Wird die digitale Zeiterfassung bei Minijobs verpflichtend?
Nach einem Vorstoß aus dem Bundesministerium für Arbeit und Soziales wurde vorläufig die Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung nicht eingeführt. Das Bundesministerium prüft das weitere Vorgehen. Vermutlich wird es dazu kurzfristig Neuigkeiten geben.
Der HR-Wissen-Expertentipp
Digitale Zeiterfassung
Sollten Sie auf die digitale Zeiterfassung noch nicht vorbereitet sein, warten Sie nicht ab. Kümmern Sie sich zeitnah um eine adäquate Softwarelösung, dann werden Sie von den Entscheidungen des Bundesministeriums nicht überrascht.
Was passiert, wenn Sie die Dokumentationspflicht unterlassen?
Wenn Sie die Arbeitszeiten der Minijobbenden überhaubt nicht, nicht vollständig, nicht rechtzeitig aufzeichnen oder nicht mindestens zwei bzw. vier Jahre aufbewahren, drohen Ihnen Bußgelder von bis zu 30.000 € für jeden Fall der Zuwiderhandlung.
In großen Betrieben, insbesondere in Wirtschaftszweigen, die im Blick des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes sind, müssen Sie jederzeit mit einer Kontrolle rechnen. Aber auch kleinere Betriebe sind nicht vor Prüfungen geschützt.
Bei einer Überprüfung durch Zoll oder Betriebsprüfung der Sozialversicherung müssen Sie die Arbeitszeitaufzeichnungen für Minijobbende vorlegen können. Prüfen Sie Ihren aktuellen Status zur Arbeitszeiterfassung der Minijobbenden und der entsprechenden Dokumentation.
Berichten Sie gern von Ihren Regelungen – gibt es Besonderheiten? Senden Sie bitte eine E-Mail an:
hendrik.ernst@rldatix.com
Arbeitszeitdokumentation im Minijob
Zeichnen Sie die Arbeitszeiten korrekt auf und bewahren sie sicher auf.
Ansonsten drohen Ihnen bei einer Kontrolle hohe Bußgelder.
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